1. SCOPO........................................................................................................................................... 2
2. CAMPO DI APPLICAZIONE............................................................................................................ 2
3. OGGETTO DELLA SEGNALAZIONE................................................................................................ 2
4. MODALITÀ ESECUTIVE................................................................................................................. 3
5. RISERVATEZZA E DIVIETO DI ESTORSIONE.................................................................................. 3
6. ATTIVITÀ DI VERIFICA DELLA FONDATEZZA DELLA SEGNALAZIONE.......................................... 3
7. TRATTAMENTO DATI PERSONALI................................................................................................ 5
La presente Procedura è volta a stabilire le procedure attraverso cui effettuare una segnalazione di comportamenti illeciti, commissivi o omissivi che costituiscano o possano costituire una violazione, o induzione a violazione di:
- leggi e regolamenti, valori e principi sanciti nel Codice Etico interno.
- principi di controllo interno, Procedura e norme aziendali, e/o che possano causare, un danno di qualunque tipo (ad esempio economico, ambientale, sulla sicurezza dei lavoratori o di terzi o anche solo di immagine) alle stesse, oltre che ai clienti, soci, partner, terzi e, più in generale, alla collettività (di seguito “Segnalazione”).
Lo scopo è quello di fornire al segnalante chiare indicazioni operative circa oggetto, contenuti, destinatari e modalità di trasmissione delle segnalazioni riguardanti illeciti o anomalie, nonché informazioni riguardanti le forme di tutela che vengono offerte al medesimo da parte del nostro ordinamento.
I destinatari della presente Procedura (di seguito “Destinatari” e/o “Segnalanti”) sono:
- i componenti degli organi sociali, i dipendenti dell'impresa;
- i clienti, i fornitori, i partner, i consulenti, i soci e, più in generale, gli stakeholder (di seguito i “Terzi”).
Non esiste una lista tassativa di reati o irregolarità che possono costituire l’oggetto del whistleblowing. Vengono considerate rilevanti le segnalazioni che riguardano anomalie, irregolarità o reati posti in essere sia nell’interesse che a danno dell’ente.
Le condotte illecite segnalate devono riguardare situazioni di cui il soggetto sia venuto direttamente a conoscenza anche in modo casuale.
Non sono invece meritevoli di tutela le segnalazioni fondate su meri sospetti o voci: ciò in quanto è necessario sia tenere conto dell’interesse dei terzi oggetto delle informazioni riportate nella segnalazione sia evitare che l’ente svolga attività ispettive interne poco utili e comunque dispendiose.
In questa prospettiva è opportuno che le segnalazioni siano il più possibile circostanziate e offrano il maggior numero di elementi al fine di consentire all’organo deputato alla gestione delle stesse di effettuare le dovute verifiche.
Esulano dall’oggetto del whistleblowing le segnalazioni di carattere personale.
Per “Segnalazione” si intende la comunicazione di possibili comportamenti illeciti, commissivi o omissivi che costituiscano o possano costituire una violazione, o induzione a violazione di leggi e/o regolamenti, valori e/o principi sanciti nel Codice Etico aziendale e nei principi di controllo interno, oltre che nelle Procedure e/o norme aziendali.
Il whistleblower deve fornire tutti gli elementi utili a consentire all’organo deputato alla gestione delle segnalazioni di procedere alle dovute ed appropriate verifiche ed accertamenti interni a riscontro della fondatezza dei fatti segnalati.
A tal fine, la segnalazione deve preferibilmente contenere i seguenti elementi:
- generalità del soggetto che effettua la segnalazione;
- una chiara e completa descrizione dei fatti oggetto di segnalazione;
- se conosciute, le circostanze di tempo e di luogo in cui sono stati commessi;
- se conosciute, le generalità o altri elementi (come la qualifica e il servizio in cui svolge l’attività)
che consentano di identificare il soggetto/i che ha/hanno posto/i in essere i fatti segnalati;
- l’indicazione di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
- l’indicazione di eventuali documenti / altre evidenze che possono confermare la fondatezza di
tali fatti;
- ogni altra informazione che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati.
Le segnalazioni anonime, vale a dire prive di elementi che consentano di identificare il loro autore, anche se recapitate tramite le modalità qui descritte, non verranno prese in considerazione nell’ambito delle procedure volte a tutelare il dipendente che segnala illeciti, ma verranno prese in considerazione per ulteriori verifiche solo se relative a fatti di particolare gravità e con un contenuto che risulti adeguatamente dettagliato e circostanziato.
La Segnalazione, anche se anonima, deve essere documentata e circostanziata, così da fornire gli elementi utili e opportuni per consentire un’appropriata attività di verifica sulla fondatezza dei fatti segnalati.
I Destinatari che rilevino o vengano altrimenti a conoscenza di possibili comportamenti illeciti o irregolarità poste in essere, nello svolgimento dell’attività lavorativa o che abbiano un impatto sulla stessa, da soggetti che hanno rapporti con l'impresa, sono tenuti ad attivare la presente Procedura segnalando senza indugio i fatti, gli eventi e le circostanze che gli stessi ritengano, in buona fede e sulla base di ragionevoli elementi di fatto, aver determinato tali violazioni e/o condotte non conformi ai principi dell'impresa.
Le Segnalazioni possono anche avvenire in forma anonima tramite il portale presente sil sito.
Tuttavia, l’azienda raccomanda che le stesse siano nominative, al fine di consentire ai soggetti preposti una più efficiente attività di indagine, applicando in ogni caso le tutele previste.
La Segnalazione dovrà essere inviata tramite portale presente sul sito aziendale nella sezione “whistleblowing”.
Per quanto riguarda le segnalazioni urgenti è necessario utilizzare l'indirizzo di posta elettronica whistleblowing@lemamobili.com .
Il gestore delle segnalazioni, l’ufficio HR, invierà una comunicazione di presa in carico della Segnalazione effettuata entro 7 giorni e ne darà riscontro entro 3 mesi, ove sia possibile rintracciarne il mittente.
Resta inteso che in sede di verifica sulla fondatezza della Segnalazione ricevuta, chiunque l’abbia effettuata potrà essere contattato per la richiesta di ulteriori informazioni che risultassero necessarie.
Le attività di verifica circa la fondatezza delle circostanze rappresentate nella Segnalazione sono di competenza, e fatte salve eventuali specifiche leggi locali in materia, dell’ufficio HR alla quale è demandata un’indagine tempestiva e accurata, nel rispetto dei principi di imparzialità, equità e riservatezza nei confronti di tutti i soggetti coinvolti.
Nel corso delle verifiche, l’ufficio HR può avvalersi del supporto delle funzioni aziendali di volta in volta competenti e, ove ritenuto opportuno, di consulenti esterni specializzati nell’ambito della Segnalazione ricevuta ed il cui coinvolgimento è funzionale all’accertamento della Segnalazione, assicurando la riservatezza e – laddove possibile – l’anonimizzazione dei dati personali eventualmente contenuti nella Segnalazione.
All’esito della fase di verifica, l’ufficio HR predispone una relazione riepilogativa delle indagini effettuate e delle evidenze emerse condividendola, in base agli esiti, con le funzioni aziendali di volta in volta competenti, al fine di definire gli eventuali piani di intervento da implementare e le azioni da avviare a tutela dell'azienda.
Diversamente, qualora a conclusione delle analisi dovesse emergere l’assenza di elementi sufficientemente circostanziati o, comunque, l’infondatezza dei fatti richiamati nella Segnalazione, quest’ultima sarà archiviata, unitamente alle relative motivazioni, dall’ufficio direttivo.
L’ufficio HR riferisce periodicamente sulle tipologie di segnalazioni ricevute e sull’esito delle attività di indagine ai legali rappresentanti.
L’ODV durante le sue sedute controllerà le segnalazioni ricevute e la gestione delle stesse.
- RISERVATEZZA E DIVIETO DI ESTORSIONE
L’azienda nell’incoraggiare i Destinatari a segnalare tempestivamente possibili comportamenti illeciti o irregolarità, garantisce la riservatezza della Segnalazione e dei dati ivi contenuti, nonché l’anonimato del Segnalante o di chiunque l’abbia inviata, anche nell’ipotesi in cui la stessa dovesse successivamente rivelarsi errata o infondata.
Non sarà tollerato alcun genere di minaccia, ritorsione, sanzione o discriminazione nei confronti del Segnalante e del Segnalato, o di chi abbia collaborato alle attività di riscontro riguardo alla fondatezza della Segnalazione.
L’azienda si riserva il diritto di adottare le opportune azioni contro chiunque ponga in essere, o minacci di porre in essere, atti di ritorsione contro coloro che abbiano presentato Segnalazioni in conformità alla presente Procedura, fatto salvo il diritto degli aventi causa di tutelarsi legalmente qualora siano state riscontrate in capo al Segnalante responsabilità di natura penale o civile legate alla falsità di quanto dichiarato o riportato.
Resta inteso l’azienda potrà intraprendere le più opportune misure disciplinari e/o legali a tutela dei propri diritti, beni e della propria immagine, nei confronti di chiunque, in mala fede, abbia effettuato Segnalazioni false, infondate o opportunistiche e/o al solo scopo di calunniare, diffamare o arrecare pregiudizio al segnalato o ad altri soggetti citati nella Segnalazione.
Ad eccezione dei casi in cui sia configurabile una responsabilità penale a titolo di calunnia e di diffamazione ai sensi degli art. 368 e 595 c.p. o civile ai sensi dell’art. 2043 c.c. e delle ipotesi in cui l’anonimato non è opponibile per legge (es. in caso di esecuzione di indagini penali), l’identità del whistleblower viene protetta in ogni contesto successivo alla segnalazione.
Pertanto, fatte salve le eccezioni di cui sopra, l’identità del segnalante non può essere rivelata senza il suo espresso consenso e tutti coloro che ricevono o sono coinvolti nella gestione della segnalazione sono tenuti a tutelare la riservatezza di tale informazione.
La violazione dell’obbligo di riservatezza è fonte di responsabilità disciplinare, fatte salve ulteriori forme di responsabilità previste dall’ordinamento.
Per quanto concerne, in particolare, l’ambito del procedimento disciplinare, l’identità del segnalante può essere rivelata all’autorità disciplinare e all’incolpato solo nei casi in cui:
- vi sia il consenso espresso del segnalante;
- la contestazione dell’addebito disciplinare risulti fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità del segnalante risulti assolutamente indispensabile alla difesa dell’incolpato, sempre che tale circostanza venga da quest’ultimo dedotta e comprovata in sede di audizione o mediante la presentazione di documentazione prodotta a scopo difensivo.
L’azienda informa che i dati personali (ivi inclusi eventuali dati sensibili, quali l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche, le opinioni politiche, l’adesione a partiti politici, sindacati, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e l’orientamento sessuale) dei Segnalanti e di altri soggetti eventualmente coinvolti, acquisiti in occasione della gestione delle Segnalazioni, saranno trattati in piena conformità a quanto stabilito dalle normative vigenti in materia di protezione dei dati personali e in ogni caso in linea con le previsioni del GDPR 679/2016 e limitati a quelli strettamente necessari per verificare la fondatezza della Segnalazione e per la gestione della stessa.
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